چارچوب طبقه بندی فرایندها بر اساس مدل APQC

شاید به جرأت بتوان گفت که امروزه رویکرد فرایندی یکی از پرکاربردترین رویکردهای مدیریتی در سازمانها است. مزایای این رویکرد بگونه‌ای بوده است که به تدریج تبدیل به مبنایی برای تمام سیستم‌های مدیریتی شده است، بطوری‌که امروزه کمتر نظام، استاندارد یا تکنیک مدیریتی را می‌توان پیدا کرد که بر اساس مطالعه فرایندها بنا نشده باشد. استانداردهای مدیریتی ایزو (ISO)، مدل تعالی سازمانی EFQM، تکنیک 6 سیگما، پیکره دانش مدیریت پروژه (PMBOK)، چارچوب کنترل‌های داخلی (COSO) و تکنیک کارت امتیازی متوازن (BSC) نمونه‌هایی از نظام‌ها، تکنیک‌ها و استانداردهایی هستند که بر محور فرایندها عمل می‌کنند.

تبدیل ساختار عمودی سازمان به یک ساختار افقی چابک و فعال از طریق شناسایی و بکارگیری صحیح فرایندها، شاید مهمترین مزیت این رویکرد در یک سازمان باشد. علاوه بر این، رویکرد فرایندی مزایای دیگری برای سازمان در بر خواهد داشت که شماری از آنها به شرح زیر قابل اشاره است:

     - فرایندها ارتباطات بین کارکنان را تسهیل و راه انجام وظایف و دستیابی به اهداف کسب‌و‌کار را هموار می‌کنند،

     - فرایندها هماهنگ سازی اجزای طرح سازمان (به مثابه یک سیستم) را بر عهده دارند،

     - فرایندها ابزار مناسبی برای به اشتراک‌گذاری دانش به منظور انجام بهتر کارها هستند،

     - فرایندها زیرساخت لازم برای تبدیل سازمان مکانیکی به ارگانیکی می‌باشند،

     - فرایندها محرکی برای معرفی و بکارگیری تکنولوژی‌های مناسب هستند،

     - فرایندها امکان اندازه‌گیری اثربخشی و کارایی را فراهم می‌سازند،

     - فرایندها امکان تخصیص متوازن منابع را ایجاد می‌کنند،

     - فرایندها بستر لازم برای بهبود مداوم را فراهم می‌آورند.

امروزه ما در جهانی پویا زندگی می‌کنیم و فضای کسب‌و‌کار امروزی بسیار پرتلاطم و متغیر است. در این فضای پر از تغییر و تلاطم، نیاز است تا اجزای سازمان قابلیت انطباق با شرایط حاکم را داشته و به شکل هماهنگ و همسو با اهداف حرکت نمایند. تمرکز بر روی فرایندها، زیرساخت و ثبات لازم برای بقا در دنیای در حال تغییر، به حداکثر رساندن بهره وری کارکنان و استفاده از تکنولوژی را برای رقابت فراهم می‌کند. فرایندها، اجزای سازمان شامل کارکنان، فناوری، رویه‌ها و استانداردها را با یکدیگر هماهنگ کرده تا بهبود مداوم که لازمه ادامه حیات سازمان است، اتفاق افتد.

اما سوال این است که برای طراحی مناسب فرایندها چه باید کرد. در پاسخ به این پرسش باید گفت، اگرچه تدوین فرایندها بستگی به نوع صنعت و ماهیت کسب‌و‌کار و میزان مهارت افراد و متخصصین درگیر در فعالیت‌های سازمان دارد اما استفاده از تجارب برتر نیز می‌تواند راهکاری مناسب برای بهبود طراحی فرایندها باشد. یکی از بهترین مدلهای ارائه شده برای شناسایی و تدوین فرایندها، که بر اساس بهترین تجارب سازمانهای موفق در سراسر جهان تدوین شده است، چارچوب طبقه‌بندی فرایندهای APQC است که امروزه به شکل گسترده‌ای توسط سازمانهای مختلف به عنوان مرجعی برای طراحی فرایندها مورد استفاده قرار می‌گیرد.